Case Study: University of Hertfordshire

Entsprechend der in Grossbritannien üblichen Praxis werden im Folgenden die Begriffe costing und pricing beibehalten; diese bezeichnen die Ermittlung der Kosten eines Forschungsprojekts für die Universität im Sinne einer Vollkostenrechnung (costing) bzw. die Ermittlung der erwarteten Förderung inklusive Overheads/indirekte Kosten durch den Fördermittelgeber (pricing).

2022 begann die University of Hertfordshire (UH), den Markt für eine Research-Costing-and-Pricing Lösung zu evaluieren. Die seit acht Jahren im Einsatz befindliche Excel‑basierte Lösung “Research Costing Template” erfüllte zwar ihren Zweck, jedoch erschwerten veränderte Anforderungen aus dem eigenen Haus und seitens der Fördermittelgeber die Pflege des Templates und beeinträchtigten dessen Nutzbarkeit. Gleichzeitig traten die typischen konzeptuellen Schwächen von Excel‑basierten Geschäftsprozessen zutage:

• Keine Systemintegration (z. B. müssen Gehaltsdaten manuell importiert oder eingetragen werden)
• Starre Berechnung, d.h. kaum – wenn überhaupt – Möglichkeiten, unterschiedliche Finanzierungsrichtlinien des Mittelgebers ohne manuelle Anpassungen in der Berechnungslogik abzubilden; dadurch erhöhtes Fehlerrisiko und erschwerte bis verunmöglichte Qualitätssicherung
• Fehlende Unterstützung von Review‑ und Freigabeprozessen (nur organisatorisch/kommunikativ über E‑Mail)
• Starres Ausgabeformat (= die Excel‑Datei selbst; Daten müssen für den jeweiligen Fördermittelgeber in ein anderes Format überführt werden)
• Fehlende Zugriffskontrolle
• Fehlender Audit‑Trail
• Keine einheitliche Versionskontrolle (parallel existierende Versionen etc.)
• Aufwändige Wartung bei Änderungen von Stammdaten, Sätzen etc. (und kein externer Anbieter zur Unterstützung)

Angesichts der verfügbaren Optionen – einer aufwändigen Überarbeitung der Excel-Lösung bzw. der dauerhaften Akzeptanz ihrer Mängel, oder der Evaluation externer fachspezifischer Lösungen – entschied die Universität zugunsten Letzterer.

Business Case und Beschaffung

Aufgrund des Schwerpunktes (pre-award mit Fokus auf costing und pricing) sowie der Zielsetzung, die Lösung als Self‑Service‑Tool für Forschende bereitzustellen, wurde BlackDackel als bevorzugte Lösung identifiziert. Das System überzeugte insbesondere durch seine nutzerfreundliche Oberfläche, die hohe Flexibilität des Kostenmodells, umfangreiche Reporting‑Funktionen und die Möglichkeit zur Integration in die Unternehmens‑IT‑Landschaft der Universität.

Der Beschaffungsprozess gestaltete sich vergleichsweise unkompliziert. Andere Systeme (z. B. Worktribe) wurden zwar geprüft, BlackDackel war jedoch die einzige Lösung, die eine vollständige Integration sowohl mit UHs Forschungsinformationssystem Elsevier Pure, als auch mit dem Finanzsystem TechnologyOne ermöglichte.

Ein entsprechender Business‑Case, vorgelegt vom Leiter des Forschungsbüros, überzeugte den Pro‑Vize‑Chancellor (Research and Enterprise), die Implementierungs‑ und Lizenzkosten für das erste Jahr aus dem QR‑Budget der Universität zu finanzieren, mit der Perspektive, zukünftige Lizenzgebühren dauerhaft aus dem zentralen Budget zu übernehmen. Die Anschaffung eines cloud‑basierten Systems passte zudem zur Digitalstrategie der Universität und versprach erhebliche Kosteneinsparungen sowie Effizienzgewinne. Durch die zügige Beschaffung über G‑Cloud (einer UK-spezifischen öffentlichen Plattform zur vereinfachten Beschaffung ohne vollständige öffentliche Ausschreibung) konnte die Universität bereits im Mai 2023 mit der Einführung von BlackDackel beginnen.

Scope

Jede BlackDackel-Einführung beginnt mit einem eintägigen Kickoff‑Workshop vor Ort. Bei diesem ersten Termin werden Projektumfang und Zielsetzungen gemeinsam definiert und festgeschrieben. Änderungen am Scope im Laufe des Projektes sind jedoch die Regel – die Implementierung an der University of Hertfordshire war hier keine Ausnahme. Entprechende Flexibilität ist Bestandteil von BlackDackels agiler Projekt‑Methodik.

Der im Kickoff-Workshop am 10. Mai 2023 vereinbarte Basis‑Scope umfasste:

• Integration mit dem Personalsystem der UH zum kontinuierlichen Abgleich von Personalstammdaten, Gehältern und Organisationsstruktur
• Anbindung an die Single‑Sign‑On Lösung der UH für die Authentifizierung der Nutzer
• Konfiguration des Modells für die Vollkostenrechnung in BlackDackel, einschließlich Overhead‑Sätzen, bAV-Kosten, Inflations‑Regeln usw.
• Einmaliger Datenimport aller Fördermittelgeber der UH aus dem Forschungsinformationssystem
• Erstellung mehrerer pricing‑Templates, um die unterschiedlichen Förderrichtlinen öffentlicher Fördermittelgeber, Stiftungen, Industriepartner etc. abzubilden
• Definition relevanter Rollen und deren Berechtigungen im System, sowohl für administrative als auch für akademische Nutzergruppen
• Bidirektionale Integration mit dem Forschungsinformationssystem, um BlackDackel nahtlos in den Antrags‑Workflow einzubetten.

Implementierungsprojekt

Dank der pragmatischen Herangehensweise des Projektteams konnten die meisten im ursprünglichen Scope definierten Leistungen bereits nach etwa 8 Wochen – bis Anfang Juli – im Testsystem umgesetzt und zur Prüfung bereitgestellt werden.

Im Zuge der Vorab‑Präsentationen für zentrale Stakeholder ergaben sich jedoch weitere Scope‑Erweiterungen, darunter:

• Partner‑Budgets – einmaliger Datenimport der Kooperationspartner der UH sowie Einrichtung der zugehörigen Business‑Rules im System
• Erweiterte Anforderungen für Budgets für Auftragsforschung seitens des Business‑Enterprise‑ und Innovation‑Teams, insbesondere die Implementierung von Umsatzsteuerregeln und die Entwicklung angepasster Berichte, um direkt Angebote an Industriepartner aus dem System erstellen zu können
• Ein angepasster Report für interne Freigaben
• Feinjustierungen bei Berechnungslogiken, um definierte Kennzahlen (z. B. Förderquoten) an lokale Vorgaben anzupassen
• Anpassung der Nutzeroberfläche an die hauseigene Terminologie
• Erweiterung der FIS‑Schnittstelle um zusätzliche Datenelemente

Diese neu definierten Anforderungen wurden vom BlackDackel Team umgesetzt, während das Universitätsteam parallel die Vorbereitungen für die Test‑ und Schulungsphase vorantrieb. Dank der engen Zusammenarbeit und der agilen Arbeitsweise konnten alle zusätzlichen Anforderungen innerhalb des ursprünglichen Projektzeitplans umgesetzt werden.

Um enge Zusammenarbeit, transparente Kommunikation und zeitnahe Status‑Updates zu gewährleisten, wurden von Beginn an agile Arbeitsmittel eingesetzt – ein gemeinsam genutztes Kanban‑Board sowie wöchentliche Projekt‑Reviews. Trotz der Scope‑Anpassungen konnten Entwicklung und Test bis September abgeschlossen werden, sodass die finale Migration in die Produktionsumgebung bereits vier Monate nach Projektstart erfolgen konnte - Ausdruck des hohen Engagements und der Flexibilität beider Projektteams.

Go Live und Rückblick

Nach der Einrichtung der Produktionsumgebung wurde ein geplanter Go‑Live Termin für vier Wochen später festgelegt, um ausreichend Zeit für Kommunikation, zusätzliche Tests und letzte Anpassungen vorzusehen. Der Go‑Live am 16. Oktober verlief dann reibungslos – das übliche „Launch‑Drama“ blieb aus.

“Das stressfreieste IT‑Projekt, das ich je erlebt habe, mit herausragender Unterstützung von Johannes.”

Annalisa Jones, Head of Research Grants und Deputy Director des Research Office

Im Rückblick auf das Projekt und nach fünf Monaten produktiven Betriebs lässt sich die Implementierung von BlackDackel an der University of Hertfordshire als Erfolg werten – sowohl hinsichtlich der Projekt‑Durchführung (Projekt‑Management, Expertise und Flexibilität des Anbieters, Team‑Spirit) als auch in Bezug auf die erzielten Nutzen für die Universität:

• BlackDackel ist das einheitliche costing und pricing System der UH und harmonisiert die Budgets sämtlicher Fördermittelanträge aus den verschiedenen Bereichen der Hochschule mittels maßgeschneiderter Kostenvorlagen und Reports, die den jeweiligen Anforderungen gerecht werden.
• Das System erfüllt – und übertrifft – die ursprünglichen Anforderungen der UH.
• Es liefert ein hohes Maß an Genauigkeit, bleibt dabei jedoch flexibel genug für individuelle Antrags-Gestaltungen.
• Es schafft einen einheitlichen Ansatz für die Drittmittel-Anträge über alle Fachbereiche hinweg.

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Case Study nutzen das Research Grants Team, das Business Enterprise & Innovation Team sowie das Business Development Team der Universität BlackDackel bereits aktiv. Der Roll‑out für die Forschenden befindet sich aktuell in der Implementierungsphase. Auch vor dem Abschluss dieses erweiterten Roll-outs geben die bewährte Service‑Qualität, das Engagement und die partnerschaftliche Zusammenarbeit von BlackDackel der Universität die Gewissheit, dass ihre Bedürfnisse – jetzt und in Zukunft – sicher abgedeckt sind.^[1]

• Sarah Beeley ist Senior Research Governance and Information Coordinator an der University of Hertfordshire. Sarah arbeitet in der Phase der Antragstellung (pre-award) im Research Office und hat zuvor im Exams Office weitere Hochschulsysteme betreut. Sie war maßgeblich für das Projekt‑Management der Implementierung verantwortlich und ist heute die primäre Ansprechpartnerin für BlackDackel an der Universität.
• Annalisa Jones ist Head of Research Grants und Deputy Director des Research Office an der University of Hertfordshire. Annalisa verfügt über langjährige Erfahrung im Forschungsmanagement an Hochschulen. In ihrer aktuellen Rolle leitet sie das Team, das operativen und strategischen Forschungs‑Support für die gesamte Universität bereitstellt. In ihren 15 Jahren im Forschungsmanagement war sie an mehreren strategischen Projekten beteiligt, darunter die Implementierung des Pure Research Information Systems (2015) und die Einführung von Worktribe an der University of Lincoln (2011).
• Johannes Ferber ist Gründer und Managing Director von BlackDackel.